自分が主にやっていたことは、主に下記の2点。他は雑用でした。雑用といっても担当者を割り振るレベルじゃないけど、作業として発生＆やらなければならないことが雑用っていうことで。
- ドキュメント類の管理
- ブログの管理
他にもいろいろやってたけど、思い出したら追々書いていきます。
ドキュメント類の管理
情報交換、連絡、相談はircでした。ircのメリットとしてその場の居る人でチャットができる……情報を伝達することができて、その場で返信がもらえる。メールだと他人数にメッセージが送れるけどリアルタイム性に欠ける。メッセンジャーだと、リアルタイムにメッセージを送れるけど他人数ができない＆新規参加がちょっと大変。
ircは専用クライアントが必要だけど、他人数でリアルタイムのメッセージを送受信できる。新規参入も比較的簡単。
ただ、ｉｒcはリアルタイムがゆえに、同じ時間帯にいる人はメッセージ交換できるけど、違う時間帯に参加してきた人はメッセージが分からない。要するに、その場にいる人しかメッセージが伝えられないから、参加してない人はわからないよねっていうことです。
そこで、なんらかの形でやり取りした記録(議事録みたいなもの)が必要になってきます。普通であれば掲示板やwikiの出番になるのですが、掲示板だと事柄の経過は把握できるけど、現時点で網羅する情報がほしいとなっても整理していなければムリ。wikiは誰でも更新できるけど、編集方法が分からず一部の人だけが更新することになってしまう。
最初は、テキストファイルに内容を書きこんでアップローダーにパス付でアップロード。Google Docs(Google ドキュメント)の便利さは知っていながらも、Googleアカウント取得が必須になること＆以前に別のところで「押しつけないでほしい」と邪険にされたこともあって、GoogleDocsは使ってませんでした。
人数が増えてくるにつれて、テキストファイル＋アップローダーは限界に。あるとき、「Google Docsが便利だよ」とおっしゃった方がいたので、これはチャンス！ってことで一気に導入してみました。
Google Docsにはいくつかのドキュメントタイプ(形式)があって、MS-Wordと同じようなワープロ編集の「文書」、Excelと同じような表計算の「スプレッドシート」、アンケートフォームが作れる「フォーム」があり、Google Docsの「文書」で議事録を管理、メンバー一覧を「スプレッドシート」、メンバーの新規参加を受け付ける申請を「フォーム」で管理していました。
たとえば、「新しい人が参加して議事録を見たい」という手順があったとき、下記のように作業していました。
- 新規参入してきた人に、フォームに記入してもらう
- 記入されたフォームを元に、Gmailのアドレス帳に72時間企画用のグループへ登録
- メンバー一覧のスプレッドシートに、フォームの内容を転記
- 議事録とメンバー一覧を、新規参入してきた人に対して権限を付与
Google Docsの便利な所は、
- 修正したところが即座に反映される
- スプレッドシートであればカーソルが合わせられているセルがリアルタイムでわかる
- 編集履歴が参照できる
- 照会・編集権限が設定できる
- 無料
逆にGoogle Docsの不便な所は、
- Google アカウントが必要(いつものGoogleアカウントを)
- 多くのユーザーに対して権限設定をすると、サーバーエラーが発生する
- 若干、レスポンスが遅い
- ファイルのアップロードはできない
- 多くの文書ができたときに、共通の分類設定ができない(ユーザー側では設定できる)
多少の不便があるものの色々便利です。少数人数で文書を作らなければならないときも、Skypeで話をしながらGoogle Docsで文書を作りあげていくことも可能。
他のイベントでは、どのような形で文書管理をしているのかわかりませんが、Google Docsはかなり使えると思います。ローカルPCでExcelやWordで管理していると、担当者がいなくなると作業できなくなりますが、Google Docsであればオンライン参照できるユーザーがいれば作業は引き継げます。
仕事であれば、欠員が出た時のバックアップ体制や管理方法は色々ありますが、ネットを通じてならではのやりとりでどのように文書管理をすればいいのか、非常に勉強になった一件でした。
